Á morgunverðarfundi Taktikal þann 18. september 2024 var rætt um ávinninginn af sjálfvirkum, stafrænum ferlum og þar komu fram þrír fyrirlesarar sem öll hafa verið í fararbroddi slíkrar þróunar hjá sínum vinnuveitendum. Öll eru þau í ólíkum stöðum og í ólíkri starfsemi og því ljóst að ávinningur af stafrænum ferlum getur snert fyrirtæki og stofnanir af öllum stærðum og gerðum.
Fyrirlesarar voru:
- Pálína Árnadóttir, gæða- og áhættustjóri hjá Deloitte
- Ólafur Páll Torfason, COO hjá International Carbon Registry
- Sigurjón Ólafsson, sviðsstjóri þjónustu og þróunar hjá Hafnarfjarðarbæ
Skýr ávinningur
Allir fyrirlesararnir sáu skýran ávinning af því að hafa lagt af stað í stafrænar umbreytingar þó að verkefnið hafi oft reynst erfiðara og lengra en gert var ráð fyrir í upphafi. Eitt dæmi frá Hafnarfjarðarbæ sagði frá sparnaðinum sem felst í því að þurfa ekki lengur að eltast við undirsskriftir út um allan bæ til að koma byggingaleyfum í gegn. Þar sparast bæði tími og peningar en umhverfið græðir líka.
Ekki einungis sparast tími og pappír heldur eru mannleg mistök færri. Með færri mannlegum mistökum eykst öryggi og gagnsæi gagna og betur er hægt að treysta því að öll gögn sem eru til staðar séu sannarlega rétt. Upplifun endanotenda er einnig margfalt betri og jákvæðar umsagnir frá notendum oft skýrasta dæmið um ávinninginn af slíkum breytingum.
Stafvæðingu fylgir oft aukinn sveigjanleiki sem síðan getur fært ný tækifæri. International Carbon Registry nýtir það til þess að sækja á erlenda markaði með vörurnar sínar. Með stafrænum hætti geta þau boðið ólíkar leiðir til auðkenningar sem ekki þarfnast rafrænna skilríkja frá Íslandi. Í þeirra iðnaði er ekki enn sem komið búið að setja strangar, alþjóðlegar reglur sem þarf að fylgja en þau sáu tækifæri í því að gera þetta vel frá byrjun og gera þetta að hluta af sinni starfsemi.
Dæmi um ávinning af stafrænni vegferð
- Tímasparnaður
- Minni pappír
- Færri mannleg mistök, aukið öryggi
- Sparnaður
- Betri upplifun endanotenda
- Sveigjanleiki
- Auðveldara að uppfylla kröfur og staðla
- Einfalda skref og gera fyrirtækjum kleift að sækja á nýja markaði
Þetta er einnig upplifun margra af viðskiptavinum Taktikal sem nýta lausnir okkar til þess að skapa trausta, stafræna ferla. Lærðu meira um hvað Taktikal SmartFlows hafa upp á að bjóða.
Helstu áskoranir
Gegnumgangandi þema á fundinum var að helsta áskorunin við stafvæðingu ferla væri mannlegi þátturinn. Það er í eðli margs fólks að hika þegar breytingar eru framundan enda fylgir þeim oft óvissa sem mikilvægt er að taka á.
Takast má á við þessar áskoranir með því að:
- Fá hlutlausan aðila til þess að að gera úttekt svo hægt sé að sjá umfangið og hvar sé gott að byrja.
- Byrja smátt og sjá þannig ávinninginn hratt. Þannig er hægt að hvetja fólk áfram og fá það með í breytingarnar.
- Teikna upp ferla eins og þeir eru núna til þess að sjá hvar tækifærin liggja.
- Mæla árangur frá upphafi og hafa hann sýnilegan.
- Undirbúa mannlega þáttinn vel t.d. með reglulegri upplýsingagjöf og skýrum lýsingum á tilgangi verkefnisins.
Koma stafrænir ferlar í staðinn fyrir störf?
Viðbrögð starfsfólks við stafrænum umbreytingum snúa oft að því hvort þeirra eigið starf sé í hættu. En reyndin er sú, samkvæmt fyrirlesurum, að stafvæðing leiði frekar til fjölbreyttari starfa og betri leiða til að skipuleggja framtíðar samsetningu starfsmannahópsins, heldur en fækkun starfa eða uppsagna. Hagræðingin sé frekar í því að starfsfólk geti sinnt öðrum, verðmætari verkefnum og þannig betrumbætt þjónustu og upplifun viðskiptavina og skjólstæðinga.
Næstu skref
Enn er nóg af tækifærum og margir ferlar sem má halda áfram að stafvæða. Hafnarfjarðarbær heldur ótrauður áfram við að taka fyrir ferlar sem má stafvæða og Deloitte nýtir sveigjanleikan sem lausnir Taktikal bjóða upp á til að fylgja síbreytilegu regluverki.
Ein framtíðar áskorun er hvernig megi meðhöndla og geyma undirrituð skjöl enda gríðarlegt magn gagna sem nú verða til stafrænt. Það þarf að vera auðvelt að komast í gögnin, leita í þeim og taka til eftir þörfum. Þau kerfi og þær lausnir sem eru við lýði í dag eru mörg hver komin til ára sinna og ekki hönnuð með þessa þörf í huga.
Ert þú á leið í stafræna vegferð og vilt kynna þér hvernig Taktikal getur hjálpað þér að tryggja öryggi í hverju skrefi? Sendu okkur línu ef þú vilt vita meira.